Intern kontroll

Intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen

Styrelsen ansvarar enligt den svenska aktiebolagslagen och Koden för den interna kontrollen.

Pricers process för intern kontroll ska möjliggöra ett rimligt säkerställande av kvaliteten och riktigheten i den finansiella rapporteringen. Dessutom ska den säkerställa att rapporteringen är upprättad i enlighet med tillämpliga lagar och förordningar samt de krav som finns på börsnoterade företag i Sverige.

Kontrollmiljö

Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs bland annat av organisations- och systemstruktur, beslutsvägar och ansvarsfördelning som är dokumenterade och kommunicerade i styrdokument, policies och manualer. Styrelsen har fastställt en arbetsordning som reglerar styrelsens ansvar och styrelsens arbete i utskott. För att upprätthålla en effektiv kontrollmiljö och god intern kontroll har styrelsen delegerat det praktiska ansvaret till den verkställande direktören samt upprättat en instruktion för den verkställande direktören.

För att säkerställa kvaliteten på den finansiella rapporteringen har företaget ett antal interna styrinstrument såsom attest- och befogenhetsrutiner samt en standardmodell för den löpande månatliga rapporteringen som utarbetats tillsammans med styrelsen. Pricer använder sig av ett integrerat affärssystem, Jeeves, som hanterar samtliga ekonomiska flöden i kombination med orderhantering, fakturering, logistik, mm.

Riskbedömning

Styrelsen ansvarar för att väsentliga finansiella risker respektive risker för fel i den finansiella rapporteringen identifieras och hanteras.

Kontrollaktiviteter

Kontrollaktiviteterna har till uppgift att säkerställa korrekthet och fullständighet i den finansiella rapporteringen. Rutiner och åtgärder har utformats för att hantera väsentliga risker relaterade till den finansiella rapporteringen, vilka identifierats i riskbedömningen. Kontrollaktiviteter finns på såväl övergripande som detaljerad nivå i koncernen.

Exempelvis görs fullständiga månadsbokslut som följs upp av ansvariga enhets- och funktionschefer och controllers. Koncernledningen träffas minst månadsvis för uppföljning av verksamheten. Dessutom besöker personer från ekonomifunktionen bolag i koncernen flera gånger om året för att diskutera aktuella frågor samt behandlar resultat och finansiell ställning och för att följa upp att processer följs och utvecklas.

Styrelsen följer upp verksamheten genom månadsrapporter där verkställande direktören kommenterar verksamhetens utveckling samt resultat och finansiell ställning. Fortlöpande genomförs åtgärder och aktiviteter med syfte att förstärka och effektivisera den interna kontrollen.

Information och kommunikation

Styrelsen har en informationspolicy som anger vad som ska kommuniceras, av vem samt på vilket sätt informationen ska kommuniceras för att säkerställa att den externa informationen blir korrekt och fullständig. För en effektiv och korrekt informationsspridning såväl internt som externt finns rutiner för hur den finansiella informationen kommuniceras såväl internt som externt. För den externa kommunikationen samarbetar Pricer med Cision som på uppdrag av bolaget publicerar de finansiella rapporterna samt övriga pressmeddelanden.

Alla finansiella rapporter samt pressmeddelanden som skickats av bolaget finns att tillgå på bolagets hemsida. Därutöver distribueras pressmeddelanden internt via e-post i samband med att de offentliggörs. Verkställande direktören ansvarar för att den finansiella rapporten sprids internt i samband med att kvartals- och delårsrapporter publiceras externt.

Företagets finansiella ställning behandlas vid varje styrelsemöte där styrelsen får utförliga rapporter avseende den finansiella ställningen och utvecklingen av verksamheten. Därutöver får styrelsen en finansiell rapport varje månad för löpande uppföljning. Bolagets affärssystem Jeeves utgör basen för den finansiella informationen.

Uppföljning

Den interna kontrollen följs upp löpande. Främst sker detta i form av avvikelserapportering jämfört med budget/prognos samt föregående års utfall. Styrelsen går igenom varje delårsrapport och diskuterar innehållet med ekonomi- och finansdirektören och i förekommande fall med bolagets revisorer. Bolaget följer upp de förbättringspunkter i den interna kontrollen som rapporteras av den externa revisorn. Utöver detta har den verkställande direktören tillsammans med ekonomi- och finansdirektören regelbundna möten med styrelsens revisionsutskott för att diskutera löpande finansiella frågor. De ekonomer som anställs i dotterbolagen ett uttalat ansvar att rapportera avvikelser till den centrala ekonomi- och controllerorganisationen.

Styrelsen har i enlighet med reglerna i Svensk Kod för Bolagsstyrning tagit ställning till behovet av en speciell internrevisionsfunktion. Mot bakgrund av ovan har styrelsen funnit att det i nuläget inte föreligger sådant behov i Bolaget.